Planifier une réunion : se faire accompagner pour optimiser sa productivité

La conduite de réunion n'est pas innée. Pour planifier une réunion efficace et pertinente et éviter la « réunionite », il convient de respecter quelques pratiques. Des objectifs au lieu en passant par les participants, nous vous donnons de nombreux conseils pour une réunion productive. Le but est de faire de ces moments, un véritable atout pour atteindre vos objectifs d'entreprise. Nos conseils pour organiser une réunion productive.

Planifier la réunion : le choix du lieu

Le choix de la salle de réunion a une influence directe sur l'implication et la concentration des participants. On vous conseille de privatiser une salle lumineuse, assez grande pour que personne ne se sente enfermé et avec tout le matériel à disposition.

Le choix de privatiser une salle à l’extérieur vous permettra d’apporter de la fraicheur à votre réunion et de changer du cadre formel de votre entreprise ce qui favorisera la créativité et l’émulsion des échanges.

N'hésitez pas à privatiser une salle pour votre réunion ! De nombreuses options sont disponibles en fonction du nombre de participants et de l'ambiance recherchée. Vous pouvez également confier la planification de votre réunion à des professionnels : ils sauront vous orienter vers le meilleur choix de salle.

Définir des objectifs pertinents lors de la planification de la réunion

Il est absolument inutile de planifier une réunion si vous n'avez pas défini des objectifs précis en amont. Choisir de faire une réunion hebdomadaire de manière systématique sans mettre en place un ordre du jour et une conduite à ce rendez-vous c'est prendre le risque de lasser ses collaborateurs et de leur faire perdre un temps précieux.

Veillez donc à établir un ordre du jour détaillé et à le communiquer à l'ensemble des participants afin qu'ils en prennent connaissance. Il définit le cadre de la réunion et permet à vos collaborateurs de préparer leurs questions et interventions en amont. Notez également que le temps de concentration des participants diminue au fil de la réunion. Mettre en place les objectifs permet de cadrer votre temps de parole et d'éviter les réunions interminables. Ainsi, les participants en ressortiront motivés et enthousiastes.

Bien choisir les participants pour planifier une réunion efficace

Vous pensez bien faire en conviant toute l'entreprise aux réunions afin que chacun se tienne informé des actualités du moment ? Détrompez-vous ! Bien souvent, la moitié des participants n'a aucun intérêt pour les discussions en cours et sort de la réunion frustrée. Choisissez précisément les participants et conviez uniquement ceux pour qui les sujets abordés auront un impact réel. Ainsi, ils prendront davantage conscience de la nécessité de leurs présences et s'impliqueront d'autant plus.

N'oubliez pas de les prévenir dès que possible de la tenue de la réunion pour qu'ils puissent s'organiser. Nous vous recommandons de ne pas excéder une dizaine de personnes afin que chacun ait le temps de prendre la parole et que les échanges restent simples.

Un outil pour planifier efficacement ses réunions

Définition des objectifs, choix des participants, location de lieu... si l'on souhaite mettre en place une réunion pertinente, la planification peut s'avérer chronophage et décourager les organisateurs. Des solutions existent pour simplifier au maximum l'organisation. N'hésitez pas à vous en servir !

Utiliser un outil vous permet d’avoir l’accompagnement nécessaire à la mise en place de toutes les étapes de la planification de réunions efficaces. Il vous aide à rédiger un ordre du jour, à convier les différents participants, à partager des fichiers nécessaires à la préparation et même à bien choisir le créneau idéal pour tous. Vous gagnez un temps considérable dans la préparation et vous impliquez vos collaborateurs dès le départ. De quoi permettre à chacun de gagner en productivité !

Si vous manquez de temps, n'hésitez pas à vous faire accompagner pour la planification de vos réunions. Vous gagnerez inévitablement en rendement en mettant en place des temps de travail en équipe, pertinents et motivants. Vos réunions ne seront plus jamais ennuyantes !

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